L'agent
Il ramasse, il lit, il code, il rapproche, il détecte, il rédige, il assemble. Il documente chacun de ses gestes.
La méthode
Comment un mois se tient.
Du bout de papier à la déclaration préparée : le déroulé exact, geste par geste, avec la frontière nette entre ce que fait l'agent et ce que vous décidez.
01 · Le jour
La pièce arrive, la proposition suit.
Chaque pièce reçue est lue, codée et proposée. Rien n'est écrit au grand livre tant qu'un humain n'a pas tranché.
- 01
Elle entre comme elle vous arrive
Téléversement d’un lot, photo d’un reçu au téléphone, import depuis votre logiciel : l’agent la prend sous la forme où elle existe.
- 02
Elle est lue et codée
Fournisseur, date, montant, compte, TPS, TVQ. Chaque champ renvoie à l'endroit de la pièce d'où il vient.
- 03
Elle entre dans la Revue du jour
Une file par journée. Vous approuvez, corrigez ou renvoyez. La correction devient la règle pour la suite.
- 04
Elle devient une écriture
Une fois approuvée, l'écriture est comptabilisée équilibrée — telle qu'approuvée, jamais telle que proposée.
02 · Le mois
Ce qui manque se voit avant la fin du mois.
Pendant que les jours s'empilent, un second agent relit l'ensemble et signale ce qui cloche.
- Pièces manquantes : une dépense sans facture, une facture sans dépense.
- Doublons probables : même fournisseur, même montant, deux jours d'écart.
- Montants incohérents : un total qui ne tombe pas avec ses taxes.
- Auxiliaires contre grand livre : ce que disent les comptes clients et fournisseurs.
03 · La clôture
Le mois se ferme avec ses preuves.
L'agent assemble le dossier de clôture et vous le présente pour approbation — il ne ferme jamais le mois lui-même.
- Balance de vérification équilibrée, écart affiché au cent près.
- États du mois : résultats et bilan, recomposés depuis leurs propres lignes.
- Brouillon FPZ-500 : TPS et TVQ perçues moins les crédits, restriction repas 50 % appliquée.
- Contrôles de clôture : ce qui bloque la fermeture est nommé, jamais masqué.
04 · L'année
Votre CPA reçoit un dossier, pas une boîte.
En fin d'exercice, l'agent assemble le dossier complet et le scelle — l'archivage reste un geste humain.
- Balance de vérification annuelle, états, sommaire mensuel des clôtures et des déclarations.
- Pièces reçues et leur lien vers l'écriture correspondante.
- Piste d'audit de chaque geste d'agent de l'exercice.
- Empreinte SHA-256 du contenu, re-vérifiée à chaque lecture du dossier.
05 · Qui décide quoi
La frontière est nette.
Vous
Vous approuvez, vous corrigez, vous envoyez, vous décaissez. Rien ne devient réel sans ce geste.
Votre CPA
Il reçoit un dossier prêt, scellé et traçable. La revue professionnelle et la signature lui reviennent.
06 · Les limites
Ce que la méthode ne fera jamais.
- Sortir de l'argent — aucun paiement, aucun virement, jamais.
- Calculer votre paie — elle reste chez votre fournisseur.
- Transmettre une déclaration en votre nom — le brouillon attend votre geste.
- Inventer un chiffre — sans pièce, c'est une question, pas une écriture.